PRIVACY POLICY
私隱政策
smartpass.hk · 智能門禁系統
最後更新：2026 年 11 月 14 日
1適用範圍與我們的身份
本政策說明保安網集團有限公司在提供 smartpass.hk 智能門禁系統（下稱「本系統」）時，如何處理住戶、訪客及前線保安人員的個人資料。門禁系統涉及出入紀錄，如加入生物辨識，屬較高敏感度的處理，因此本政策就此另設專章說明。
決定採用哪種辨識方式、收集什麼資料的是物業管理人（即客戶）；本公司是資料處理者，按客戶指示處理。
本公司在設計上採取「預設最保守」的做法：不開啟人臉辨識也能完整運作；客戶要求加入人臉辨識時，我們會先要求客戶完成必要性評估並向住戶發出收集個人資料聲明。
本政策只適用於 smartpass.hk。保安網集團的其他網站與產品各有自己的政策； 如你同時使用多個產品，各政策分別適用於相關部分。
2我們收集哪些個人資料
以下按類別列出本系統會處理的資料。部分屬運作必需（例如出入紀錄、交易紀錄）， 不提供就無法使用相關功能；部分屬自願提供（例如手機 App 推送、WhatsApp 聯絡）， 不提供只會少一項方便，不影響主要服務。
| 資料類別 | 例子 | 用途 |
|---|---|---|
| 住戶憑證資料 | 卡號、住戶編號、單位、有效期限 | 開門、註銷遺失卡、補發 |
| 出入紀錄 | 時間、位置、通道、辨識方式 | 保安事故調查、異常進出提示 |
| 訪客授權 | 訪客姓名、聯絡電話、到訪單位、有效時段 | 產生一次性二維碼或臨時密碼 |
| 生物辨識模板（如客戶啟用） | 人臉特徵值或指靜脈模板（不可還原為影像） | 開門 |
| 住戶手機 App 帳戶 | 帳戶識別碼、裝置識別碼、推送 Token | 遙距開門、接收通知 |
| 前線人員操作紀錄 | 員工編號、開門／放行紀錄、交接紀錄 | 稽核、處理爭議 |
上述資料部分由你直接提供，部分由系統在運作中自動產生（例如出入時間、傳感器讀數）。 如你代表所屬機構提供他人的資料，你須確保已取得該人的同意，或有其他合法依據。
3我們明確不收集的資料
- 不收集住戶的行蹤（不會追蹤住戶在屋苑外的位置，亦不讀取手機定位）。
- 不以人臉辨識統計人流或作商業分析。
- 不在住宅樓層走廊、單位門口或洗手間附近安裝攝影機。
- 不將生物辨識模板作跨境轉移。
如日後因功能需要而改變收集範圍，我們會先更新本頁並通知客戶，不會靜默擴大收集。
4六項保障資料原則我們怎樣落實
《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）附表 1 列出六項保障資料原則。以下說明我們在 smartpass.hk 的具體做法，而不是抄一次條文。
DPP1 收集目的及方式
我們只為直接與產品功能有關的目的收集資料，收集時會向你發出收集個人資料聲明，說明用途、是否必須、可能轉交的對象，以及你的查閱與更正權利。不會以欺騙或誤導的方式收集。
DPP2 準確性及保留期間
資料保留至達到收集目的所需的最短時間，之後刪除或匿名化。你可隨時要求更正不準確的資料，我們會在核實後更新。
DPP3 使用
資料只用於收集時所述的目的。如要用於新目的（例如新功能），我們會先通知客戶並取得同意；不會用於直接促銷。
DPP4 保安
傳輸全程以 TLS 加密；資料庫權限按角色劃分，管理員亦只能看到與職務相關的範圍；所有查閱、匯出、刪除均有稽核紀錄。
DPP5 公開政策
即本頁。我們會把政策放在每個產品網站的頁腳，任何時間都可查閱。
DPP6 查閱及更正
你有權確認我們是否持有你的個人資料、取得副本，並要求更正。我們會在《條例》規定的 40 日內回覆。
5資料保留多久
- 出入紀錄：一般保留 30 至 90 日（按客戶設定），逾時自動刪除。
- 訪客授權：有效期屆滿後 24 小時內失效並刪除。
- 生物辨識模板：住戶退租或退出計劃後 30 日內刪除；住戶可隨時要求即時刪除。
- 遺失卡紀錄：註銷後保留 12 個月，防止被重複使用。
保留期限屆滿後，資料會被刪除或匿名化，使其不能再識別任何個人。 如因法律程序、保險索償或審計需要而須延長保留，我們會把相關資料隔離並限制存取。
6會否交給第三方
我們只在以下情況把資料交給第三方，且只提供該項工作必需的最少資料：
- 門禁硬件與韌體供應商（只提供設備維護所需的技術紀錄，不含住戶個人資料）。
- 短訊或推送服務供應商（只傳送驗證碼或通知，不提供其他資料）。
- 客戶指定的系統整合商（在書面授權範圍內）。
- 本公司不會將生物辨識模板交給任何第三方，包括雲端人臉服務供應商。
所有承接資料處理的第三方，均須以合約承諾：只用於指定目的、採取不低於我們的保安水平、 不得再轉交，並在合約結束時刪除或交回資料。
7特別注意
關於生物辨識（人臉、指靜脈）
生物辨識資料不可更改。一旦外洩，當事人無法像更改密碼一樣「換一張臉」，因此私隱專員公署在《收集及使用生物辨識資料指引》中要求：先做必要性評估、提供侵犯程度較低的替代方法、讓當事人知情並可選擇、加密儲存、到期銷毀。
本系統的預設是「不啟用」人臉辨識。如客戶決定啟用，必須同時保留智能卡或密碼等替代方式，住戶可自由選擇；不參加的住戶不會因此失去出入權利。
模板以單向加密方式儲存，不可還原為照片；比對在本機或屋苑內部伺服器完成，不將影像上傳至第三方雲端。
關於訪客與一次性憑證
住戶發出訪客二維碼時，只需填寫訪客姓名與有效時段；系統不要求訪客下載 App，也不強制收集訪客電話。
二維碼在有效期屆滿或使用一次後即失效，不能轉讓重複使用。
關於斷網與火警時的處理
逃生優先於一切資料考慮：消防警報觸發時，所有電子門鎖按消防要求自動解除，不需任何憑證。
網絡中斷時門禁以離線方式運作，依靠本機白名單放行已登記住戶；復網後補傳紀錄。斷網期間不會因無法連線而拒絕住戶進入。
關於前線保安的監察界線
出入紀錄可用於調查事故，但不應用於計算個別保安員的「開門次數」作為懲罰依據。
如客戶要求加入這類統計，我們會先提醒：員工監察同樣受《個人資料（私隱）條例》規管，須合乎比例並事先告知。
8你的權利：查閱與更正
根據《個人資料（私隱）條例》，你有權要求查閱我們是否持有你的個人資料、取得副本， 並要求更正不準確的資料。要求須以書面提出，可用電郵或郵寄。
提出查閱要求時請提供
- · 你的姓名及聯絡方法
- · 你使用哪個產品、哪個屋苑或車場（如適用）
- · 想查閱的資料類別與大概時段
我們會在收到要求後 40 日內 回覆；如需收費， 只收取處理要求所需的成本（例如影印與郵寄），並會事先告知金額。
如你是某屋苑的住戶或某車場的車主，而資料由該管理處或法團持有，我們可能需要先取得 他們的指示才可處理你的要求——因為在該範圍內我們是資料處理者。我們會告知你應向誰提出。
9保安與存取控制
保安措施按資料敏感度分級：越敏感的資料，存取的人越少、紀錄越密。 實際做法包括：
- 傳輸以 TLS 加密，資料庫靜態加密；備份同樣加密並定期測試還原。
- 帳戶按職位分配權限，離職當日即時停用；不設共用帳戶。
- 查閱、匯出、列印、刪除等敏感操作全部留有稽核紀錄，保留最少 12 個月。
- 定期進行權限檢視與漏洞修補；重大事故按《條例》要求通知受影響人士及私隱專員。
10跨境轉移
本系統的生產資料庫、備份與日誌均存放在香港境內的伺服器。我們不把個人資料轉移到 香港以外的地方；如日後因技術安排而需要轉移，會先評估接收地的法律保障水平， 並在合約中加入相應保障條款，同時通知客戶。
需要說明一點：技術支援人員如不在香港，遙距查看系統時可能接觸到資料。我們的做法的 支援人員只在中港兩地辦公室作業，遙距連線須經審批並全程錄影，且只能用於排錯。
11投訴與聯絡
如你對我們處理個人資料的方式有不滿，請先與我們聯絡，我們會盡力在合理時間內處理：
如你認為我們未有妥善處理，可向 個人資料私隱專員公署 投訴（電話 2827 2827，網址 www.pcpd.org.hk）。我們不會因為你提出投訴而拒絕提供服務。
本政策的中文版本為準；如提供其他語言譯本，僅作參考。本政策不構成合約條款， 如與雙方簽署的合約有衝突，以合約為準。